第一章  总则

第一条  为使医院的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，制定本办法。

第二条  医院的各项公文是医院在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范提示的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条  医院办公室是公文处理的管理机构，主管医院的公文处理工作。

第四条  办公室应当配备专职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。

第五条  办公室人员要发扬深入实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，逐步改善办公手段，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精、注重效用。

第六条  公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由专职文秘人员统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第七条  在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家机密安全。

第二章  公文种类

第八条  常用公文种类主要包括：

1、决定

适用于对重大事项或者重大行政作出安排，奖惩有关科室、部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。

2、通告

适用于公布对外各有关方面应当遵守或者周知的事项。

3、通知

适用于批转各科室、部门的文件，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求各科室、部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

4、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

5、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

6、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

7、批复

适用于答复各科室、部门请示事项。

8、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

9、函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问、答复问题或答复审批事项。

10、会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项

第三章  公文格式

第九条  公文一般有发文机关、发文字号、签发人、标题、主送机关、征文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发部门和时间等部分组成。

1、发文部门应当写全或者规范化简称；联合行文，主办部门应当排列在前。

2、秘密公文应当分别表明“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明份数序号。

3、紧急文件应当分别表明“特急”、“急件”。

4、发文字号，包括医院代字、年份、序号。

5、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文单位，并准确表明公文种类，标题中除法规、规章名称可以加书名号外，一般不用标点符号。

6、公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。

7、抄送机关指出主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

8、公文除会议纪要外，应当加盖印章。

9、成文时间，以领导签发的日期为准；联合发文，以最后签发领导的签发日期为准。

10、文件应当标注主题词，一份公文的主题词，不得超过五个，一般不得标注自然词。

11、文字从左至右横写，横排。

第十条  公文用纸采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十一条  医院的行文关系，应当根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十二条  向各科室、部门的重要行文，应当根据需要同时抄送直接上级机关。

第十三条  科室、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，办公室有权责令纠正或撤销。

第十四条  各职能科室确有必要可以联合行文，但科室不宜过多。

第十五条  “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

第十六条  除领导直接交办的事项外，上报的“请示”、“意见”和“报告”不得直接呈送领导个人，“报告”中不得夹带请示事项。

第十七条  向双重上级机关领导请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

第五章  发文办理

第十八条  发文办理指以医院名义发文的过程，具体程序一般包括：1、经办人拟稿；2、主办科室负责人审核；3、办公室主任核稿；4、院领导签发；5、编号；6、排版；7、主办科室校对；8、缮印；9、用印；10、封发。

第十九条  草拟公文应当做到：

1、符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

2、情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

3、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。

4、结构层次序数，院字发文：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；党字发文：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。

5、必须使用国家法定的计量单位。

6、用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

7、公文中的字数，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略词、兼具修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十条  公文由院领导签发。重要的或涉及面广的，必须由正职或者主持工作的副职院领导签发。

第二十一条  审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审批人圈阅，应当视为同意。

第二十二条  草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。

第二十三条  公文送院领导签发之前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关科室、部门会签，文字表达、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

第二十四条  传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采取加密措施。绝密级公文不得利用计算机、传真及传输。

第六章  收文办理

第二十五条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十六条  需要办理的公文（办件），医院办公室应当及时提出拟办意见送院领导阅示，或者交有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。

第二十七条  承办科室或部门收到交办的公文后，不得推诿延误。如有特殊情况不能办理的，由科室负责人签署意见，说明原因，并将交办件及时退还医院办公室。

第二十八条  审批公文时，对有具体要求或请示事项的文件，主批人应当签署明确的办理意见，并签署姓名和审批时间，其他审批人圈阅或签字，视为同意，对没有具体要求或请示事项的公文，审批人圈阅或签字表示已阅知。

第七章  公文立卷、归档和销毁

第三十条  公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

第三十一条  公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保存档案的齐全、完整。

第三十二条  公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制证明章，视同正式文件妥善保存。

第三十三条  案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应归档的公文。

第三十四条  没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管院长批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。